Gestión del tiempo

Saber qué es lo que quieres hacer, cómo y a dónde ir son aspectos básicos para realizar una buena gestión de tu tiempo. El ritmo de vida que llevamos nos lanza a velocidades de vértigo. Ha llegado el momento de pararse a pensar para ponernos en marcha de una forma más eficaz.

La capacidad de gestionar bien el tiempo es una de las habilidades que cualquier jefe valora en sus empleados, cada vez más. ¿Sabes por qué? Porque este factor permite mejorar la productividad y la competitividad de todo el equipo de la clínica. ¿Cuáles son los pasos para gestionar bien el tiempo, es decir, realizar muchas tareas correctamente en el menor periodo posible?

1Primero hay que reflexionar sobre cuál es nuestra tarea en la clínica y qué objetivos debemos cumplir.

2A continuación tenemos que analizar las tareas concretas que tenemos que realizar para lograr esos objetivos y decidir cuáles nos corresponde ejecutar directamente y cuáles podemos delegar o traspasar a otros compañeros si no son de nuestra competencia (en ocasiones desconocemos el porqué, pero alguien nos asigna funciones que no son nuestras; conviene reconocerlas). Delegar trabajos es uno de los puntos más delicados, pero también de los más importantes si realmente queremos gestionar bien nuestro tiempo y demostrar todo lo que valemos.

3El tercer paso es reflexionar de nuevo, pero en esta ocasión sobre el tiempo que requiere cada una de las tareas que debemos realizar. Esto es interesante porque si la suma supera el total de horas de nuestra jornada laboral debemos pensar cómo reducir el tiempo asignado a cada tarea mediante un nuevo sistema de trabajo.

¿Qué nos hace perder el tiempo?

¿Te has parado a pensar alguna vez qué cosas te hacen perder el tiempo? ¿Por qué cuando tenías previsto preparar un informe sobre las ventas de alimentos de prescripción del último mes en una hora ha pasado la mañana y todavía no has empezado? Combate lo que te hace perder el tiempo. Hay circunstancias y tendencias que tenemos que evitar:

• Perfeccionismo: invertir mucho tiempo en tareas que ya están listas, sólo por la inseguridad de que lo hecho esté perfecto.
• Facilísimo: invertir tiempo en hacer aquellas tareas sencillas y agradables, pero que no añaden ningún valor al logro de un objetivo.
• La naturaleza humana: tendemos a posponer e incluso huir de lo más difícil o incómodo y hacer lo que es más agradable o fácil de realizar.
• Hábitos obsoletos: nos agarramos a la premisa “siempre lo he hecho así”, porque en nuestro cerebro hemos fijado un patrón de trabajo muy rígido y evitamos el cambio. Casi siempre es posible hacer una misma tarea de otra forma y podemos obtener un buen resultado o al menos aceptable.

Toma medidas

¿Cuál es la solución para no perder el tiempo? Hay muchas medidas sencillas que podemos aplicar para aprovecharlo realmente bien:

• Planificar tus tareas con antelación (cuándo y cómo las harás).
• Invertir tiempo para pensar lo que es necesario hacer cada mes, cada semana y cada día para lograr los objetivos definidos.
• Establecer fechas y tiempos viables, siempre realistas, partiendo de experiencias previas.
• Sobrestimar el tiempo que piensas que te va a llevar un trabajo; si luego te sobra lo puedes invertir en otras actividades, pero si te falta seguro que no puedes realizar todas las tareas que habías planeado.

Invierte en una buena planificación

Para comenzar a andar debes saber hacia dónde vas. Planificar las tareas que te han encomendado en la clínica te ayudará mucho a maximizar tu tiempo. Para empezar dispones de la agenda, una herramienta básica que te permite organizar la jornada laboral, la semana e incluso hacer una previsión de tareas a medio y largo plazo. Si en tu clínica se trabaja con cita previa esto será muy sencillo, ya que te facilitará ordenar las tareas diarias en función de la urgencia y tiempo que requieran. Agrupa las tareas por afinidad (peluquerías por ejemplo, curas, cirugías…) y por franja horaria. Ahorrarás tiempo en la preparación de materiales (evitarás sacar, recoger y limpiar varias veces). Si tienes que hacer llamadas o recibir visitas comerciales, déjalo para las primeras horas antes de que comiencen a llegar los clientes, o bien para el hueco que te queda en la agenda antes de comenzar las visitas de la tarde. Asigna a cada tarea un tiempo real e intenta cumplirlo siempre, pero sin perder la flexibilidad (pueden surgir complicaciones durante una cirugía, aparecer un cliente al que atender por una queja imprevista o caerse la red de modo que no puedas enviar los mensajes de recordatorio de las vacunas). Tiene que haber también un ratito para ti, para frenar y pensar cómo va el trabajo, evaluar el transcurso del día y crear nuevas ideas… de este modo seremos mucho más eficientes, y nos sentiremos mejor con nosotros mismos (no somos autómatas). Evaluar cómo ha transcurrido la jornada además nos ayudará a modificar el plan para el día siguiente si es necesario, a reajustar tiempos y objetivos previstos.

Practica el discernimiento

Esta es una recomendación para aplicar no solo en tu trabajo sino en la vida diaria. ¿En qué consiste? La palabra procede del latín y significa separar, distinguir. Se trata de intentar diferenciar lo importante de lo que no lo es; lo urgente de lo que puede esperar. Relativiza los problemas o dificultades que surjan y busca rápidamente cómo poner remedio, pero eso sí, antes de ponerte manos a la obra hay que pararse a pensar para asignar prioridades.  Para aprovechar esta práctica de modo que gestiones tu tiempo en la clínica de forma eficaz conviene pensar bien o programar las tareas que has de desarrollar planificando la secuenciación: el día, la semana, el mes. Ten en cuenta que el tiempo que se requiere para hacer algo importante es el mismo que se necesita para hacer algo sin importancia. Si dudas valora las consecuencias que tendrá realizarla o no a largo plazo: si tiene grandes consecuencias, sean positivas o negativas, entonces debe tener prioridad.

Evita el activismo

Hacer una cosa detrás de otra sin pararse a pensar es una manera de huir de la realidad. Hay gente que se resiste a hacerlo porque requiere esfuerzo y contacto con uno mismo. Es necesaria la constancia para adquirir el hábito de pararse a pensar. Un ejercicio que puede ayudar es escribir un listado de tareas pendientes (el efecto es similar a la lista de la compra que se elabora para evitar olvidos y pérdidas de tiempo en el supermercado). Es interesante que la lista sea amplia, aunque incluyas asuntos previstos para los próximos meses. Tener la lista a mano, o mejor a la vista, también ayudará porque produce un impacto visual que te obliga a pensar. Además, ver los asuntos que se van consiguiendo motiva y aporta energías positivas. Según Bryan Tracy (experto en herramientas de recursos humanos) “el primer 10% del tiempo que ocupa planificando y organizando su trabajo antes de empezar, le va a permitir ahorrar hasta el 90% del tiempo que ocupará en hacer el trabajo”.

Termina una tarea antes de empezar otra

Otra forma de perder el tiempo es dejar muchas labores a medias, porque te obliga a volver a ellas una y otra vez y el tiempo se va mientras vuelves a centrarte en la primera que dejaste abandonada. Ejecuta lo que hayas decidido y termina la tarea antes de pasar a la siguiente: no comiences una nueva hasta no haber concluido hasta los menores detalles la tarea anterior.

Evita a los “ladrones” del tiempo

• Papeleo y desorden.
• Visitas inoportunas o fuera de agenda.
• Reuniones que no sigan un orden del día y que se desvían del objetivo que las motivó.
• Llamadas telefónicas.
• Malos hábitos.
• Mala comunicación, que exige repeticiones y vueltas al punto de inicio.
• Falta de motivación.
• Distracciones

Para ser no sólo eficaces sino también felices debemos saber administrar el tiempo. Tenemos que aprender a medirlo sin tener que recurrir a un reloj. Debemos controlar y medir exactamente el que dedicamos a cada cosa y ser capaces de distribuirlo correctamente.

Extraído de Natalia Sagarra, Gestión del tiempo, Ateuves nº 40, pag. 8-11.