La implantación de un sistema de gestión en un centro veterinario redunda de inmediato en una serie de ventajas para el establecimiento y los trabajadores del mismo.

Ventajas

Estas son algunas de las ventajas.

1Mailings o listados automatizados

Nos permite enviar correos electrónicos de forma rápida y en torno a un dato concreto de selección.

Ejemplo: recordatorios mensuales para la vacunación anual de rabia. Enviaremos cartas de recuerdo (e-mail o sms) a aquellos clientes que tengan una mascota que en el mes en curso cumpla la fecha de revacunación.

Ejemplo: queremos obtener un listado de los clientes que no vienen a la peluquería desde hace más de seis meses y hacer llamadas o mailings de recaptación.

2Integración de todos los servicios

Nos permite gestionar todos los servicios de la clínica con el mismo programa e interrelacionarlos si es necesario.

Ejemplo: queremos saber cuántos clientes utilizan varios servicios de forma habitual (peluquería y clínica) para valorar ambos servicios y posteriormente establecer estrategias mutuas para derivación y captación de clientes.

3Almacén logístico de datos de interés

Nos permite almacenar datos múltiples, evitando la repetición y pudiendo seleccionar los datos teniendo en cuenta diferentes parámetros según las necesidades de análisis o de creación de listados.

Ejemplo: listado de todos los propietarios con perros mayores de seis años para ofertar una campaña de limpieza bucal.

4Gestión de stock

Permite ver en todo momento las unidades de un producto determinado en la tienda, las unidades vendidas en intervalos establecidos, los datos de proveedores e incluso la creación de pedidos de forma automática para ser enviados al proveedor.

Ejemplo: queremos ver si una nueva marca de pienso que se ha introducido en tienda el último año tiene buena acogida, volumen de venta, márgenes, etc.

5Estrategias de marketing

La buena gestión tiene, de por sí, una repercusión favorable en la impresión que tienen los clientes de nuestro centro. Así, por ejemplo, podemos crear una buena imagen corporativa con la documentación escrita que ofrecemos a nuestros clientes incluyendo el logo y datos básicos de la clínica.

Ejemplo: siempre cobrará la visita o el servicio realizado la misma persona que accederá al listado de precios, servicios ofrecidos al cliente y elaboración del ticket o factura desglosada desde el mismo programa.

6Acceso inmediato a la información

Hace años cada vez que venía un cliente teníamos que abrir un pesado archivador, buscar por orden alfabético y si no encontrábamos la ficha, buscar por todo el centro. Ahora, con un simple gesto encontraremos (desde cualquier ordenador del centro) todos los datos personales e historial clínico de su mascota de forma inmediata, lo que nos permitirá conocer todos los datos de cliente y mascota de un vistazo y que el cliente se sienta confiado al ser atendido de forma personal.

Ejemplo: podemos buscar los animales que tienen cita de peluquería al día siguiente y llamar o mandar sms para recordar la cita. A su vez, podemos también crear un listado para el peluquero de las citas que tiene, e incluso los comentarios almacenados de las últimas visitas (necesita tranquilización, el propietario prefiere pelo más largo, etc.) pudiendo planificar el trabajo y dar una buena imagen del conocimiento que tenemos de los clientes y sus mascotas.

7Control de la contabilidad

La percepción directa de la rentabilidad de nuestro trabajo y/o determinado servicio puede resultar errónea, por lo que conviene hacer análisis de la optimización de determinados servicios y productos en intervalos determinados de tiempo para tomar decisiones sobre ellos. Además, nos permite llevar un control exhaustivo de contabilidad por servicio y sobre morosos o pagos aplazados.

Ejemplo: elaboración de listados mensuales de morosos para correspondencia o llamadas de atención y seguimiento. También podemos saber si el cliente que solicita un servicio está al corriente de pago con un simple vistazo a la pantalla.

Bases de datos

Desventajas

Éstas son algunas de las desventajas.

1Riesgo de pérdida de datos

No cabe duda de que la comodidad de tener todos los datos en un mismo soporte lo hace práctico y, a la vez, vulnerable, pues cualquier error, avería (simplemente la falta de corriente eléctrica) acabaría a la vez con una herramienta básica para el desarrollo de nuestra actividad y con todos los datos de nuestros clientes e historiales de las mascotas.

Por ello, es clave que hagamos copias de seguridad en intervalos de tiempo determinados (dependiendo del volumen de información que se grabe en el programa diariamente) para que siempre sea posible recuperar la base, si se produce cualquier problema. Si el equipo tiene además conexión a Internet, la seguridad debe ser aún mayor mediante la implantación de sistemas garantizados de antivirus, firewalls, etc.

2Manipulación de datos

Todo el personal ha de estar entrenado y conocer el protocolo de almacenamiento y manipulación de datos, así como el uso correcto de la base. Siempre se pueden tener determinadas áreas del programa de acceso privado mediante claves para evitar la pérdida o desorganización de la configuración o la visualización de determinada información confidencial.

3Confidencialidad

El acceso a la información comporta nuevos desafíos y controversias en torno a los derechos fundamentales de las personas y su privacidad. Es cierto que no estamos hablando de historiales médicos de personas, pero de la misma manera, los datos personales de clientes y mascotas han de tratarse con extrema confidencialidad.

La nueva Ley de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) establece límites sobre la tenencia y utilización de este tipo de datos, así como el intercambio de los mismos.

De tal forma que el cliente tiene derecho a conocer quién está utilizando sus datos personales y para qué y admitir o negar dicho uso a quien él considere.

Aplicación de la Ley de Protección de Datos

La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) establece una serie de obligaciones para las empresas, los profesionales autónomos y las administraciones públicas que sean titulares de datos de carácter personal. Desde un punto de vista práctico, las empresas se ven obligadas por la LOPD a llevar a cabo una serie de medidas que garanticen los derechos de los afectados.

Así, la ley establece que:

Toda persona o entidad que proceda a la identificación de fi cheros de datos de carácter personal deberá notificarlo previamente a la Agencia de Protección de Datos. Los ficheros deben ser notificados a la Agencia de Protección de Datos para su inscripción en el Registro General.

Hay que proteger los derechos de los ciudadanos. El nivel de seguridad para los centros veterinarios será el básico, lo que implica la elaboración de documentos de seguridad, la creación de un fi chero de incidencias, con una relación de usuarios que tengan acceso al sistema y la limitación de acceso a los datos personales registrados.

Las sanciones por el incumplimiento de dicha Ley irán desde los 600 a los 600.000 €.

Más información: www.agpd.es

4Mantenimiento y costes

El coste del establecimiento de un programa original, actualizaciones, posibles averías o implementaciones, así como el devengado de la formación de todo el personal (en tiempo y otros) deben de considerarse a la hora de elegir un programa de gestión, eligiendo, por tanto, aquel que oferte mayor longevidad (actualizaciones, mantenimiento y posibilidades de ampliación) y que a su vez sea de sencillo manejo para que no cree problemas ni pérdida de tiempo innecesario en su aprendizaje o utilización diaria.

Extraído de Elena Malmierca, Cómo gestionar la base de datos del centro veterinario, Ateuves 19, págs. 11-17.